10 כללי הזהב ל אירוע עסקי מוצלח!

אם אתם מארגנים אירוע עסקי בחברה ולא יודעים מאיפה להתחיל, או על מה חשוב לתת דגש, כדאי שתקראו. 10 כללים פשוטים ליישום אשר יעשו לכם סדר ויאפשרו לכם לארגן אירוע עסקי מוצלח. אז קדימה לעבודה..

10 כללי הזהב ל אירוע עסקי מוצלח!

  1. מטרת האירוע- לפני הכל בחרו מה היא מטרת הארוע. ההבדל בין אירוע טוב למצוין הוא החיבור העמוק שלו למטרות הארגון ושככזה הוא מעצים את ההנאה. לדוגמא, אם התבקשתם לערוך אירוע המסמל סיום של רבעון מוצלח, מומלץ להבין מה היה באותו רבעון? מה עשה אותו כה מוצלח? מה בעצם הצוות צריך- הכרה, הוקרה, מנוחה, גיבוש?
  2. מה היא הציפייה מכם- בחלק מהפעמים תתבקשו לארגן אירוע על פי דרישה. לרוב, למבקש האירוע יש איזו תמונה בראש של סוג האירוע שהוא היה רוצה לחוות. ערכו שיחה קצרה כדי להבין על מה הוא חושב. אל תשכחו להביע את דעתכם ולנהל את השיחה כדיון. אתם הם אנשי המקצוע! הניסיון שאתם צוברים וצברתם הוא חשוב להצלחת האירוע.
  3. השראה– לפני שאתם מתחילים לתכנן את האירוע חפשו השראה. אני מרבה לחפש השראה בקבוצת החברים שלנו HR for HR או pinterest. לדוגמא, בפורים האחרון רצינו לערוך אירוע לילדי העובדים במשרד. היה חשוב לחבר את הילדים לאופי העבודה ההנדסי של הוריהם והחלטנו להביא פעילות של בניית מודלים של לגו. משכך חיפשנו איך אפשר לחבר את נושא הארוע לעיצוב. בעקבות חיפוש ב pinterest מצאנו מספר רעיונות יצירתיים לקישוט המשרד. למטה, מצורפים קישוטים לקירות לכבוד ארוע הלגו.
  4. תכנון– לאחר שהחלטתם על הנושא, התחילו לתכנן את האירוע. ערכו 3 רשימות:
    1. סדר האירוע- תכננו את האירוע ברמת השעות.
    2. מה עליכם לעשות- מה הן המשימות שלכם בהתאם לסדר האירוע- לדוגמא: חודש לפני הארוע להוציא save the date, שבוע לפני הארוע להעביר מקדמה לספקים, לעשות אישורי הגעה, לדאוג לביטוח וכו׳.
    3. ערכו צ׳ק ליסט ליום האירוע לבדוק שלא שכחתם כלום, כך תוכלו כל הזמן ל היות עם היד על הדופק.
  5. חשבו על כל ה״עזים״ האפשריות– כך תתכוננו היטב לכל צרה שלא תקרה. לדוגמא: מי יתקשה ללכת בטיול, האם יש צורך בערכת עזרה ראשונה, האם ייתכן שיהיה חסר אלכוהול, האם יש מספיק שלטי הגעה, האם יש צורך בחניה וכו׳.
  6. היו יצירתיים. אלוהים נמצא בפרטים הקטנים– חשבו מה יכול לשדרג את האירוע שלכם. זה לא חייב להיות דבר גדול או יקר. לדוגמא: אם האירוע בחמישי, אפשר לחלק חלות לשבת, אם זה אירוע מים אפשר לקנות מלא משחקי מים וכדורים מתנפחים בדרום תל אביב. בתמונה למטה, הבאנו מסגרת תמונה פשוטה וקשקושי חתונות לאירוע עסקי- זה הפך את האירוע לקליל ולזכרונות למצחיקים.
  7. עברו על החוזים בקפידה– שימו לב מתי עליכם לשלם ועל איזו כמות אנשים אתם מתחייבים. אנחנו שמנו לב שבאירועים עסקיים אנשים יותר מקפידים להגיע ויש 10% אי הגעה אך באירועים שהם יותר הנאה ואינם קשורים לעבודה ישנו אחוז אי הגעה גבוה יותר של 15%-20%. התחייבו ל 10%-20% פחות ומקסימום תופתעו לטובה.
  8. השקיעו בהזמנה– גם אם אתם מאותגרי כשרון עיצובי, תוכלו לעצב הזמנה מזמינה לארוע שלכם באמצעות אתרים חינמיים המציעים מבחר של הזמנות מעוצבות ומאד אינטואיטיביות. אני משתמשת ב canva ו evite.
  9. בקשו משוב– בתום האירוע ערכו משוב בכדי להבין מה עבד טוב ומה עליכם לשפר לארוע הבא. אני משתמש ב google forms שהוא כלי מאד נוח אבל פחות מעוצב או typeform שהוא יותר מעוצב אבל מסובך לכתיבה בעברית. שימו לב שלכל הכלים יש היום יכולת להציג סטטיסטיקות בצורה ברורה ופשוטה על תוצאות הסקר כך שאפשר יהיה אח״כ גם להציג אותם.
  10. תהנו מהאירוע! גם אם אתם עסוקים ומתרוצצים, אל תשכחו שגם לכם מגיע להנות אחרי כל ההשקעה 🙂

11181829_10153397402696180_2312129623751247850_n

תמונות מאירוע עסקי

13237693_10154284097176180_1061453009078355410_n

ערכת לטיול השנתי

12088583_10153909189381163_1293713771415523764_n

קישוט למשרד לחגיגות פורים בסימן לגו


אין לכם זמן לכל זה? רוצים להיעזר בחברת הפקה?

אנחנו מבינים שאתם עסוקים מאוד, אז השאירו פרטים למטה והספקים הרלוונטים ייצרו אתכם קשר בהקדם!





גלי תמצא לי