10 טיפים לניהול עובדים מרחוק

מדברים הרבה בתקופה האחרונה על כך שאחד מהטרנדים החמים הוא כלכלת חלטורות ועל יותר ויותר חברות שמעסיקות עובדים שעובדים מהבית. יש חברות שהרחיקו לכת ולא מחזיקות משרדים בכלל, אלא רק משהו סימלי. נראה שהדיבורים הללו מתחילים לחלחל לשטח.

לא האמנתי שיום כזה יגיע אבל מסתבר שיש יותר ויותר חברות טכנולוגיות שבוחרות לעבור למודל העסקה מהבית באופן מוחלט. האמת, זה לא חייב להיות מהבית, זה יכול להיות גם מבית קפה מצ׳אנג מיי בצפון תאילנד(סיפור אמיתי שהיה לי עם עובדת). ובכלל יש בזה הרבה הגיון, רובנו כבר לא חיים בעולם העבודה שבו מועסקים עובדי מפעלים. את העבודה ניתן לבצע בכל מקום שיש בו מחשב וקו תקשורת ופוטנציאל ההתאמה לעובדים מתאימים גדל כאשר מרחיבים את אזור החיפוש. עם זאת, ניהול של מערך עובדים גלובאליים, מרוחקים יכול להיות משימה מאתגרת במיוחד. אנחנו עדים למודל ניהול חדש.
לעבודה מרחוק ישנן יתרונות, ביניהם, הפחתה בצריכת הדלק וזיהום האוויר, הקלה בנסיעות וניצול מרבי של שעות העבודה, חיסכון על שימוש בנדל״ן או אפילו האפשרות להפעיל מכונת כביסה תוך כדי שיחה עם לקוח. עם זאת, צוות מרוחק נמצא בחסרון מול צוות קולקטיבי שיושב במקום אחד בעיקר כי כשצריך לפתור בעיה או תקלה המפגש פנים אל פנים עדיין יותר אפקטיבי.
אגב הרבה חברות מנהלות סייטים במספר גאוגרפיות או צוות פיתוח במזרח אירופה כך שלא צריך לעבוד בחברה שבה עובדים באופן מרוחק בצורה מוחלטת בכדי להתמודד עם אתגרים אלו.

על מנת להקל על השימוש במודל קיבצנו 10 טיפים לניהול עובדים מרחוק למנהלים בעלי ניסיון:

1. תקשרו באופן קבוע

יכולתו של צוות להגיע לביצועים גבוהים אינה נמדדת אך ורק ביכולתו של כל אינדיבידואל אלא ביכולתו של הצוות לעבודה יחד להשגת המשימה ולתקשר. תקשורת היא קריטית לכל סוגי העובדים אך ייתכן כי פי כמה יותר עבור עובדים מרוחקים שאינם נכללים בחלק מהישיבות או שאנו נוטים לשכוח להעלות אותם לשיחות ועידה. תקשורת מתבטאת במספר אופנים:
– תקשורת בינאישית, לא פורמאלית- יכולה להתבצע דרך שימוש בשירות צ׳אט פנימי דוגמת סקייפ לעסקים או סלאק בכדי שהצוות יוכל להתכתב או לשוחח בקלות.
– פגישות צוות קבועות לעדכונים אם באופן שבועי או באופן יומיומי הכולל עדכון על ההתקדמות במשימות של כל אחד מחברי הצוות. הקפידו על שעת השיחה שתהיה נוחה לכולם ולכל הפחות עשו סבב בין האזורים הגאוגרפיים בכדי להמנע מהכבדה על עובדים באזור מסוים.
– אם אתם חשים שיש קצר בתקשורת, אל תמשיכו להשתמש במסרים קצרים ברשתות או מיילים פשוט תרימו טלפון ותשאלו האם יש בעיה.

2. השתמשו באמצעי וידאו בכדי להסתכל אחד על השני בעיניים
אין תחליף למפגש פנים אל פנים ואם זה בלתי אפשרי אז החלופה הבאה היא שימוש באמצעי הוידאו הכל כך מתקדמים שיש לעולם להציע. ודאי אם יש לכם מספר גאוגרפיות, שווה להשקיע בציוד מדיה מתקדם בחדר ישיבות אחד לפחות או לפחות בשירותי וידאו חינמיים דוגמת פייסבוק, Zoom או Face Time.

3. עודדו הכרות בין עובדים
צרו מרחב בו העובדים יוכלו להכיר זה את זה. זה יכול להיות דרך קבוצה בפייסבוק או שירות של פייסבוק לעסקים, ווטסאפ או אפילו תת קבוצה בסלאק, בה העובדים יכולים לשתף בדברים שאינם בהכרח קשורים לעבודה או בדיחות פרטיות, ממים, שירים, וידאו, כתבות או מחיר המניה. כמובן שאם אתם כמנהלים מנהלים את הפלטפורמה, תצטרכו להיות שומרי הסף שלה ולהציב גבולות ברורים(נגיד ללא בדיחות מיניות או פגיעה בשמו של עובד וכו) ואף אולי תצטרכו להיות אלו שיעודדו את השיח בהתחלה כפעולת התנעה. ישנם משחקים ארוגניים המאפשרים הכרות בין אישית ושיפור שיתוף הפעולה כגון בינגו הכרות, תחרויות נושאות פרסים של מי שימצא הכי הרבה דמיון וחיבור.

4. בקשו משוב
מנהלים של עובדים מרוחקים צריכים לבקש פידבק באופן קבוע. שאלו האם ישנם רעיונות נוספים בכדי לשמור עליהם מחוברים. הקשיבו לרעיונותיהם ועשו את השינויים הנדרשים.
שימו לב לרמזים מתרימים שיכולים להעיד על חוסר מחוברות כמו פספוס פגישות, אי עמידה בלוחות זמנים, חוסר שיתוף בשיחות צוותיות או מיילים שלא נענים.

5. הגדירו ציפיות ויעדים
המפתח להצלחה עם עובדים מרוחקים הוא הגדרה מדויקת של הציפיות והיעדים ומעקב רציף אחריהם של 2 הצדדים. חפשו את שיטות העבודה המתאימות לכם, אם זה על ידי שימוש בעזרים של לוח עבודה משותף בפלטפורמה מבוססת ענן, אם זו מערכת פנימית לניהול משימות ויעדים או אם זה אפילו במייל ועדכונכם השותף אחרי השלמת משימה.

6. זמינות ופניות
זמינות ופניות בערוצי התקשורת השונים ובזמנים גמישים היא נקודה חשובה בהצלחת העסקת עובדים מרוחקים. כאשר כל אחד פועל בשעון עולמי אחר, נופלת על המנהלים האחריות להיות צומת לתיעול התקשורת.

7. הוכרה והוקרה
אל תשכחו להוקיר את עובדיכם גם אם הם רחוקים מכם. קל לשכוח או להעלים עין ממאמץ של עובד שאינו מצוי לצידך בכל יום. יש חשיבות גדולה לארגון להיות מודע להשגיו של עובד מרוחק למרות ועל אף האתגר הכרוך בזה ולהצדיק את המהלך ואפקטיביות העבודה. זה יכול להיות אפילו מייל קטן שרשום בו ״כל הכבוד!״

8. גיוס נכון
לא כל עובד מתאים לעבודה באופן מרוחק וייתכן יהיה חסר את המשמעת העצמית הנחוצה בעבודה מסוג זה. באיתור מועמדים למשרה כזו, על המנהלים לבחון ניסיון קודם בעבודה מרחוק, התמודדות עבר ואתגרים שצפו בנושא.

9. ניהול צמוד מדיי
המנעו מניהול צמוד מידיי. זה הדבר הכי קל לעשות כאשר אתה מונע מפחד וחשש שהעובד לא יעמוד באיכות ובציפיות הנדרשות בתפקיד. זה מדרון חלקלק מאד לשבת למישהו על הצוואר כאשר הוא מרוחק ממך וזה נראה לך אך טבעי להתקשר אליו 6 פעמים ביום בכדי למדוד את ההתקדמות שלו. המפתח להצלחה הוא תיאום ציפיות ברור, קביעת יעדים ועדכונם השותף ושיחות יומיות או שבועיות קבועות ביומן. תנו לצוות להוכיח את יכולתו אל מול היעדים לפני שאתם מנהלים אותו באופן צמוד או חונק.

10. תקצבו פגישות פנים אל פנים
עבודה בצוותים מרוחקים היא יתרון נהדר וגמיש אבל אין תחליף למה שמפגש בין אנשים יכול לעשות לקשר ועבודה משותפת. על פי תקציבכם ואחוז המועסקים שלכם באופן מרוחק, הקפידו לכלול עובדים אלו בחגיגות של הארגון(ימי כיף, הרמות כוסית, חגיגות מייל סטונס) אם על ידי הטסה שלהם למשרדים או אם על ידי תקצוב חגיגה לוקאלית באזור שלהם במידה ויש מספר עובדים באותו אזור. השתמשו בכנסים בינלאומיים כהזדמנות למפגש או משרד שנמצא בדרך כאמצעי לפגישה שעתמוד בתקציב הארגון.
ארגון מלוכד, עמיד יותר בפני אתגרים ושינויים ומגביר את המחוברות של עובדיו.

אלו היו 10 טיפים לניהול עובדים מרחוק, עבור חברות שעובדות במודל העסקה מהבית. אם יש לכם רעיונות נוספים שיכולים לסייע, רישמו לנו בתגובות..

גלי תמצא לי