ייעול תהליכי גיוס- איך גייסנו 7 עובדים בחודש וחצי

ייעול תהליכי גיוס- איך גייסנו 7 עובדים בחודש וחצי
בפברואר הודיעו לי שאנחנו צריכים להתחיל לגייס. אז התחלתי לגייס. קיבלתי קורות חיים, סיננתי, זימנתי.
מועמדים לא עונים, מסננים, מושכים. אלה שכן ענו, לא עברו את המבחן או שסגרו כבר בחברה אחרת.
לא הצלחתי להבין מה תקוע. אני עושה כל מה שצריך וזה לא מתקדם.
ואיך אני אמורה לעשות את כל התפקיד שלי (מנהלת משרד ורווחה) וגם לגייס, כשיש לי דדליין?

מפברואר עד סוף יוני היו לנו 4 משרות לאיוש וגייסנו 2
החל מיולי המספר גדל והיו לנו סה"כ 7 משרות לאיוש

במשך כמה ימים הלכתי עם הראש למטה וניסיתי להבין מה לא עשינו עדיין.
שברנו את הראש!!! ולא הצלחנו לפצח את הנוסחא, ניסינו לעשות שינויים בתהליך שהתגלו כלא אפקטיביים. מה יביא תוצאות???

השינוי הגיע אחרי שיחות עם הפרטנרים שלנו בחברות ההשמה, שהבהירו את המצב בשוק והשלימו לי את התמונה משני כיוונים שונים, עזרו להבין שעד אותה נקודה ראינו רק את הצד של מה שאנחנו עושים, ולא ראינו את הצד השני של המועמדים ומה שמצופה מאיתנו.
David Golan מ פיקארו הביא אותי להבנה שאני צריכה להיות 100% ממוקדת בגיוס מבחינת חלוקת התפקיד שלי, כי אי אפשר לעשות חצי תפקיד.
Shiri Vax ו-LIAN Lian Or Shani מ Gotfriends הבהירו את החשיבות במענה מהיר למועמדים. שבעצם אם אני לא אתפוס קצב, לא יהיו לי מועמדים לדבר איתם.

חזרתי לצוות ולחברה ועשינו שוב רטרוספקטיב, פירקנו את תהליך הגיוס שלנו, עברנו על מדדי הגיוס והפעם הסתכלנו על התמונה מנקודת מבט אחרת.
גילינו שרמת ה ***Engagement*** מאוד נמוכה ולוקה בחסר, בשני מקומות:
1. מצד המועמדים – הם מגיעים אלינו (פיזית) בסוף תהליך חיפוש העבודה, אחרי שראו וחוו הרבה ואנחנו צריכים לייחד את התהליך שלהם איתנו.
2. מצידנו – כדי להביא יותר מועמדים אלינו ולשפר את הengagement של המועמדים, אנחנו צריכים גורם שיהיה 100% בפוקוס על גיוס – זה בעדיפות העליונה!

אז מה עשינו על מנת להביא ל ייעול תהליכי גיוס?

1. מחקר:
* מה קורה אצלנו – גילינו ש-50% מעובדי החברה עובדים מעל 5 שנים!
* נקודות החוזקה שלנו – למה כדאי לעבוד אצלנו? מה שונה מחברות אחרות? מה נקודות החוזקה שלנו?
* הבנת הדרישות בצורה מעמיקה יותר – מה נחוץ לכל צוות שמגייס.
* ריכוז כלל התוצרים במקום אחד ושיתוף המידע (עם החברה ועם חברות ההשמה).

2. זריזות וגמישות בתהליך:
* חלוקת העבודה – מגייסת ב-100%
* ויתור על שלב סינון קורות החיים ע"י מנהלים (כתוצאה מהמחקר שעשינו).
* SLA של שעה מענה ועבודה צמודה עם חברות ההשמה.
* SLA של שעה ליצירת קשר עם המועמדים, בטלפון, במייל, בהודעה.
* תהליך מהיר – מפגש אחד לכל התהליך, מקסימום 2 מפגשים.
* הרחבת הפרופיל לבעלי נסיון מועט יותר אך בעלי פוטנציאל.

3. ארגון מגייס: 
* כל הסייט מגייס! ראשי צוותים מקבוצות אחרות, מפתחים מצוותים אחרים.
* פגישת קיק-אוף לכל הסייט.
* כל העובדים מסבירים פנים ומציגים את עצמם.
* הקמת צוות "שגרירים" שכולל בעלי תפקידים שונים בחברה שפגשו מועמדים לפני תחילת המבחן וסיפרו על החברה מנק' המבט שלהם.
* הקמת צוות שאחראי על המבחן הטכני מאפס, ללא סיוע מפלטפורמות בתשלום.

4. יצירת Engagement: 
*שלנו לתהליך.
* של חברות ההשמה לתהליך:
+ מפגש זרקור לחברות ההשמה – הסבר על החברה ממנכ"לית החברה, מנהלי הפיתוח וצוות השגרירים.
+ ריכוז כל הטכנולוגיות ו-Buzzwords ושיתוף עם חברות ההשמה.
* של המועמדים לתהליך:
+ כל מועמד קיבל מייל עם מידע על החברה והתהליך עם אפשרות ליצירת קשר.
+ כל מועמד שהגיע קיבל שי קטן, בין אם עבר או לא.
+ שינוי המבחן למבחן קוד טכני שמדמה את סביבת העבודה הטכנולוגית שלנו, שהרשים ואתגר את המועמדים.

5. מדדי גיוס:
* מעקב והבנת המספרים שלנו הפך לחלק בלתי נפרד מהתהליך הפנימי שלנו. וסייע להבין את הדברים בצורה רחבה יותר (לפוסט המורחב שלי בנושא מדדי גיוס).

* עדכון סטטוס הגיוס באופן יומי עם המנהלים המגייסים
* הצגת הפאנל ונתוני הגיוס באופן שבועי בפני ההנהלה הבכירה ותרגום לנתונים עסקיים.
* רטרוספקטיב שבועי במסגרת צוות ה HR – מה אפשר לשפר.

שבוע אחרי שבוע, ראינו איך הפאנל גדל והנתונים משתפרים משמעותית!
בתום חודש וחצי הצלחנו לגייס 7 עובדים, מתוכם 5 מפתחי Java ומומחה PostgreSQL!

התוצאות לפניכם – 

* Time to fill (זמן מרגע פתיחת המשרה ועד לאיוש המשרה):
1/2-30/6 – 37.5 ימים
1/7-10/8 – 10 ימים

* Time to hire (מרגע שהתקבלו קורות החיים ועד שחתם)
1/2-30/6 – 30 יום
1/7-10/08 – 8 ימים

* Time to interview (מרגע שהגיע למבחן ועד שחתם)
1/2-30/6 – 22 יום
1/7-10/08 – 3 ימים

כל זה לא יכל להצליח בלי הפרטנרים שלנו לתהליך, חברות ההשמה, ובעיקר David Golan מPicaro וShiri Vax ו-Lian Or Shani מ Gotfriends.
כל זה לא יכל להצליח בלי התמיכה הבלתי מעורערת של המנהלות שלי.
והרשו לי גם להרים לעצמי – כל זה לא יכל להצליח בלעדיי.

עד הפעם הבאה 


נכתב על ידי מעיין ישראל, מנהלת משרד ורווחה בבורדרפרי (פיטני בואס)

גלי תמצא לי